Hoe kan u als bedrijf uw steentje bijdragen aan het milieu?

 

De huidige werkwijzen hoeven niet drastisch aangepast te worden.

 

Van ver lijkt het misschien een moeilijk proces, maar de huidige werkwijzen hoeven niet drastisch aangepast te worden. Met sommige kleine en simpele stappen komt u al heel ver. Denk maar aan ecologisch bureaumateriaal aankopen (printpapier, stylo’s, …).  Staar u daar zeker niet blind op de aankoopprijs, vaak betaalt die zichzelf snel terug.  Zet ook apparaten  en verlichting die niet gebruikt worden uit. Denk aan computers die ’s nachts blijven draaien als er niemand werkzaam is of verlichting bij vertrek die aanblijft. Stimuleer recto/verso print. Verhoog ook de mogelijkheden tot recycleren binnen het bedrijf met het ter beschikking stellen van meerdere afvalbakken.

Voor wie toch een stapje verder wilt gaan, raden wij aan om de eerste stappen naar een papierloos kantoor en een digitale transformatie te zetten.

 

Papierloos / papierarm kantoor, de werkplek van de toekomst

 

U geniet zo niet enkel van een mooie besparing in de kosten van papier en inkt maar ook van een besparing in fysieke ruimte  en een opgeruimder kantoor.

 

Op jaarbasis wordt er door bedrijven heel veel papier verwerkt. Het Viadesk-onderzoek naar papierloos werken in 2018 toont aan dat Belgen dagelijks 17,1 bladzijdes printen. Bureaus met stapels papieren en overvolle dossierkasten zijn dus op veel werkplekken nog steeds aan de orde van de dag. Mailtjes of documenten die automatisch of naar gewoonte worden afdrukt, zijn vaak overbodig. Werk eraan om die gewoonte te veranderen. U geniet zo niet enkel van een mooie besparing in de kosten van papier en inkt maar ook van een besparing in fysieke ruimte  en een opgeruimder kantoor.

Hoe pakt u dit best aan?

Schakel over naar een digitaal archief. Dit is makkelijker dan u denkt. Denk goed na over de gewenste mappenstructuur zodat alles snel en gemakkelijk teruggevonden kan worden. Zorg dat u de rommel van uw huidig archief niet mee overneemt naar uw digitaal archief. Leg die mappenstructuur ook op aan alle werknemers zodat er geen wildgroei kan ontstaan. Dat kan makkelijk via een eenvoudige software-oplossing die via pop-up bepaalde metadata automatisch voorstelt (bv klant a.d.h.v. mailadres, herkenning dossiernummer uit onderwerp,…). Zo kan iedereen de nieuwe mappenstructuur respecteren.

Hou de documenten die u nu reeds digitaal ontvangt bij in uw digitaal archief. Belangrijke documenten die u nog bijhoudt in printversie kan u via scanning digitaal maken en zo verder bewaren. Tip, sla indien mogelijk uw documenten op in pdf-bestand. Dit is een wijdverspreid bestandstype dat door quasi alle programma’s kan worden gelezen.

Geef aan externe leveranciers en klanten door dat u uw documenten graag enkel nog digitaal wenst te ontvangen. Geef zelf het goede voorbeeld  en verstuur uw eigen facturen enkel nog digitaal naar uw klanten.

 

Digitale transformatie

 

Digitale transformatie is allang geen keuze meer, het is een must geworden!

 

Digitale transformatie gaat over een zakelijke transformatie waar huidige bedrijfsprocessen, en activiteiten, dankzij digitale technologieën, omgezet worden naar digitale bedrijfs- en administratieprocessen met het oog op optimalisatie. Denk maar aan software die automatisch en systematisch allerhande documenten en mails  archiveert naar uw digitale mappenstructuur. Of een oplossing die bepaalde huidige manuele handelingen omzet naar automatische digitale workflows zoals bv. taken aanmaken en afvinken, mails uitsturen, databases aanvullen, documenten samenvoegen,….

Met een digitale transformatie kunt u dankzij een mooie tijdsbesparing niet enkel uw personeel veel efficiënter inzetten, maar spaart u ook verschillende middelen uit waardoor u uw CO²-uitstoot op kantoor verkleint. Digitale transformatie is allang geen keuze meer, het is een must geworden!

 

Waarom investeren in maatschappelijke betrokkenheid?

 

Indien u de digitale stap neemt, zorgt u er voor dat kennis gemakkelijker en sneller uitgewisseld kan worden. Documenten zijn digitaal en beschikbaar op afstand en voor iedereen op één centrale plek.

 

Je standaardkosten zullen aanzienlijk verminderen

Minder papier leidt tot minder onnodig printen dus minder inktgebruik en minder papierproductie waardoor meer bomen worden gespaard. Denk ook aan de archiefruimte die een stuk verminderd en voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Misschien kan uw huidige printer wel vervangen worden naar een kleiner model?

Waarde van uw bedrijf

Tegenwoordig wordt er meer en meer gekeken naar de waarde die een bedrijf levert voor een betere wereld. Dit zal in de toekomst alleen maar toenemen.

Informatie wordt toegankelijker

Indien u de digitale stap neemt, zorgt u ervoor dat kennis gemakkelijker en sneller uitgewisseld kan worden. Documenten zijn digitaal en beschikbaar op afstand en voor iedereen op één centrale plek. Dit bevordert niet enkel de efficiëntie, correctheid en productiviteit maar ook voor thuiswerk bespaart het veel extra moeite. Werknemers kunnen zo te allen tijde tijd-en plaatsonafhankelijk werken.

Opgeruimd staat netjes

Dat papierloos werken vele voordelen biedt wat betreft archiveren is logisch. De archiefruimte kan een stuk verminderd worden en qua bureau kunnen we eindelijk streven naar een “clean desk policy”.  Wist u trouwens dat de meerderheid minder moeite heeft om digitale documenten weg te gooien dan papieren documenten? Opgeruimd staat netjes dus.

Back-up

Bij brand of waterschade zijn alle papieren documenten een groot gevaar. Bij een digitaal archief kan u makkelijk en frequent een back-up nemen en opslaan op een 2de locatie of in de cloud. Zo zijn steeds alle documenten veilig en is uw belangrijke informatie te allen tijde up-to-date.

Kleinere foutenmarge

Vergissen is menselijk en iedereen maakt fouten. Soms kan een enkele fout grote gevolgen hebben voor uw organisatie. Wanneer medewerkers geen, of beperkt, inzicht hebben in relevante gegevens, stijgt de kans op fouten. Door uw administratieve processen te automatiseren en te digitaliseren, verkleint u de kans op menselijke fouten.

Concurrentieel voordeel

Als u met uw producten en diensten niet online gaan, bent u met uw bedrijf niet meer mee. Stilstaan is achteruitgaan. Ga creatief om met digitale technologieën en verhoog zo uw efficiëntie en uw klantenservice. Dit terwijl u een steentje bijdraagt aan het milieu. Dit levert u een groot concurrentieel voordeel op.

 

Kortom, wat zijn de belangrijkste voordelen

  1. Werknemers kunnen tijd-en plaatsonafhankelijk werken
  2. Documenten zijn digitaal altijd up-to-date en vanop afstand beschikbaar
  3. Vermindering van kosten
  4. Hogere productiviteit
  5. Clean-desk/office
  6. Foutenmarge verkleind
  7. Concurrentievoordeel vergroot

 

Hoe pakt u dat het beste aan? Bekijk met een kritische blik uw huidige processen en begin klein. Alle beetjes helpen. Vaak kan u reeds met een paar kleine eenvoudige oplossingen een grote bijdrage aan het milieu leveren en starten met duurzaam ondernemen. En zo zet u ook meteen de eerste stappen naar digitale transformatie.

 

U wilt graag meer informatie of advies? Contacteer ons gerust via

 www.comax.be | info@comax.be | 03/344.90.91