Een privacyverklaring, moet dat echt? En wat schrijf je in zo’n Privacy Policy?

Wat is een privacyverklaring?

Een privacyverklaring is het document met alle informatie over het privacybeleid van je onderneming. Alternatieve termen zijn: ‘Privacy Policy’ of ‘Privacy Statement’. Dit document zegt of je zaak persoonlijke gegevens bewaart en hoe je omgaat met gegevens van klanten, leveranciers en websitebezoekers. 

Deze informatie moet gemakkelijk te vinden en te lezen zijn. De meeste zelfstandigen en ondernemers plaatsen onderaan op hun website een link naar hun privacyverklaring.

Waarom is het belangrijk voor jou?

Sinds de GDPR-richtlijn (lees: GDPR anno 2019: wat moet elke ondernemer weten?) is elke zelfstandige en ondernemer verplicht een Privacy Policy op te stellen. Elke Europese consument moet immers gemakkelijk kunnen nagaan wie zijn of haar gegevens verzamelt en wat ermee gebeurt. 

Ongetwijfeld verzamel en bewaar je ook gegevens tijdens het informeren van en verkopen aan mensen en organisaties. Dan spreekt het vanzelf dat je ook zo’n privacyverklaring moet opstellen.

Wat staat er in een privacyverklaring?

Elke privacyverklaring bevat dezelfde blokken informatie. Zorg voor informatie over:

• je bedrijfs- en contactgegevens,
• welke persoonsgegevens van klanten en websitebezoekers je bewaart en verwerkt,
• met welk doel je deze gegevens verzamelt, bijvoorbeeld: om je klanten goed te bedienen, voor het versturen van facturen, het verzenden van een nieuwsbrief, het vlotter gebruik van de website…,
• hoelang je de gegevens bewaart,
• of je ze deelt met derden, bijvoorbeeld met een partij die voor je de facturen opmaakt, de boekhouding of jouw promotie doet,
• welke cookies er op jouw website actief zijn en welke gegevens ze verzamelen over de bezoekers,
• welke rechtbank bevoegd is bij eventuele conflicten.