Aan de slag met data - deel 2: inzicht creëren met Business Intelligence (vb Power BI)

Wat is BI 

BI is een overkoepelende term voor processen en technologieën die je ondersteunen bij het verwerven van nieuwe inzichten uit data via betrouwbare KPI’s, dashboards en rapporten.

Je laat je BI pakket connectie maken met de data uit je softwarepakketten, je legt verbanden, en daarrond creëer je geautomatiseerde visualisaties die je nieuwe inzichten kunnen geven in je bedrijfsvoering. 

De grootste voordelen 

Het gebruik van Business Intelligence biedt heel wat voordelen, zowel in tijden dat het goed gaat met je onderneming als in mindere tijden: 

• Je neemt meer onderbouwde  beslissingen, je zal je buikgevoel onderbouwen met data. 
• Je krijgt ‘One single version of the truth’, die niet bij het minste gecontesteerd wordt. 
• Je analyses zullen frequenter (want geautomatiseerd) en sneller verlopen, aan de hand van actuele gegevens.  
• Je verwerft nieuwe inzichten en neemt acties die je anders niet genomen zou hebben.
• Aan je operationele pakketten (ERP, CRM, website, PIM, ....) wijzigt niets, er komt als het ware een laag bovenop. 

Toepassing 

Waar in het verleden vooral multinationals gebruik maakten van BI systemen, is het gebruik van BI nu ook makkelijk haalbaar voor kleinere en middelgrote ondernemingen, in zowat alle sectoren én voor alle departementen van een bedrijf.  

Vaak start het met de klassieke bedrijfsdata rond financiën, sales, marketing, productie, aankoop, … Er worden dan dashboards gemaakt die toelaten om vergelijkingen in de tijd te maken, prestaties ten opzichte van targets te meten, alerts te genereren, … 
Maar BI tools zijn even geschikt om vb energiedata, auditdata, sensordata, …  te monitoren en te analyseren. Met andere woorden, welke data je ook wilt opvolgen, er zijn oplossingen. 

We zien ook dat het aantal gebruikers per onderneming toeneemt eens de toegevoegde waarde van BI zichtbaar wordt. Na een eerste BI project beseffen veel bedrijfsleiders dat het breder gebruik van data een meerwaarde kan zijn voor bedrijf en medewerkers. Men ziet niet langer enkel risico’s (vb dat een medewerker informatie doorspeelt aan derden) maar vooral voordelen. 

Hoe begin je er aan 

Elk goed project - dus ook een BI project - vertrekt vanuit je businessnoden, met een specificatie- en planningsfase. Je moet een idee hebben waar je naartoe wil, wat je behoeften zijn. Ook in deze fase kunnen externe partijen een meerwaarde aanbrengen. Startend van de huidige situatie kan je dan objectieven gaan vastleggen.  

Vervolgens begin je aan je data-infrastructuur, voor zover die niet al in orde is. Heel wat software pakketten laten immers toe om relatief eenvoudig te 'connecteren'. Deze infrastructuurvragen worden hier niet verder behandeld. 

Eens je data beschikbaar zijn, kan de BI omgeving er connectie mee maken. Je kan klein beginnen en dan stelselmatig uitbreiden. Een ‘agile’ aanpak is vaak aangewezen. Vervolgens wordt een analytisch model samengesteld. Dit legt verbanden tussen je data, en laat toe om eenvoudig de nodige afgeleide informatie te creëren, zoals time-intelligence, aggregatie, segmentatie, ….
De volgende stap is het creëren van  de dashboards en andere rapporten. Dit is uiteraard het meest zichtbare aspect van je BI traject.  Uitgebreid testen is belangrijk, je wil immers vermijden dat je later conclusies trekt uit de verkeerde informatie. 

Wanneer een eerste BI-release op punt staat, moet je de betrokken medewerkers toegang geven en dus informatie beginnen delen (het 'sharen'). Je kan best opleiding voorzien en een korte politiek uitschrijven rond wat wel en niet kan.
Vertrouwen geven wordt een belangrijk aspect. Op dit ‘Change Management’ komen we in een latere blog nog terug. Eens ‘geshared’, kan je als bedrijf gaan leren uit je data en ernaar handelen. Want daar doe je het uiteindelijk voor. 

Conclusie 

Wil je beginnen met Business Intelligence? De drempel ligt niet hoog. Neem een partner onder de arm en begin er aan. We merken dat in deze onzekere tijden de gebruikers nog meer naar hun dashboards kijken dan gewoonlijk. Een rendabele investering dus.