1: Breng de waardevolle databronnen in kaart

Data is verspreid doorheen een bedrijf. Elk departement heeft eigen data en eigen systemen. 

Hou gesprekken met de verschillende departementen om volgende zaken te weten te komen:

  • Welke digitale systemen worden er gebruikt? Ook Excel telt hier mee.
  • Welke kwalitatieve data bevatten de bronnen?
  • Hoe ziet de datastroom eruit? Waar komt de data vandaan en waar gaat het naartoe.
  • Hoe krijgen we toegang tot de data? Wie is het technisch aanspreekpunt.

 

2: Definieer een plan van aanpak

Aan de hand van de blueprint met alle databronnen uit de vorige stap wordt een dataplan opgesteld. Dit houdt in dat er creatief gekeken wordt naar het potentieel van de data. Dit doe je om niet blindelings data te gaan centraliseren zonder plan. Tijdens het centraliseren moeten er acties ondernomen worden die noodzakelijk zijn om het dataplan te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld relaties leggen, een berekening telkens nieuwe data binnenkomt, triggers, enz.

Een dataplan wordt opgesteld samen met de personen die er na uitwerking gebruik van zullen maken. Bijvoorbeeld marketeers, finance, sales en support.

Het dataplan bevat welke data waar naartoe moet stromen, welke tools gekoppeld moeten worden aan de database, welke rapporten/dashboards uitgewerkt moeten worden, hoe regelmatig de data push en pull moet gebeuren, .. Elk doet een inbreng op basis van zijn of haar expertise. Nog niet alles moet exact bepaald worden. Enkel de grote lijnen moeten duidelijk zijn.

 

3: Centraliseer je data

Data op eilanden is niets waard. Het is pas als je gerelateerde data in verbinding brengt, dat je er mee aan de slag kan.

Zet een nieuwe database op waar alle data automatisch in gezameld wordt. Dit is niet hetzelfde als de CRM, maar deze database kan wel de voedingsbron zijn voor de CRM.

Het verschil is dat de database geoptimaliseerd is voor data-analyse, query's en data verwerking. Een CRM is geoptimaliseerd om ruwe data te kunnen raadplegen als gebruiker, voornamelijk data gelinkt aan een persoon.

 

Niet heel technisch? Probeer al je data in een vaste structuur in Excel te verwerken. Gebruik per datatype een verschillend tabblad en werk met vaste kolommen. Elke rij is dan een eigen gegeven.
 

4: Zet je data optimaal in

Het dataplan bepaalt wat er met de data moet gebeuren. In deze fase wordt dit effectief uitgewerkt. De uitwerking gebeurt opnieuw in samenwerking met de eindgebruiker die ook het dataplan hielp opstellen. 

Het komt erop neer dat tools gekoppeld worden met de centrale database.
Wat in deze stap gedaan wordt kan heel uiteenlopend zijn. Daarom onderstaand enkele voorbeelden.

 

Data visualisatie

Om inzichten te krijgen in je data gebruik je data visualisatie tools. Om geen enkele andere manier kunnen zo snel visueel aantrekkelijke rapporten gemaakt worden. Door de directe link met de centrale database zijn ze altijd up-to-date. 

Een gratis tool om mee aan de slag te gaan is Data Studio van Google

 

Koppeling met een CRM

De CRM moet je zien als een gebruiksvriendelijke interface voor de medewerkers. Waardevol hierbij is een 360° profiel van klanten of gebruikers. 

Professionele tools hiervoor zijn Odoo of Teamleader.

 

Email marketing

De centrale database is belangrijk voor de email marketing omwille van drie redenen:

  • Alle contactgegevens van klanten heb je op één centrale plaats,
  • Je kan je klanten segmenteren volgens de data waarover je beschikt,
  • Je kunt de communicatie personaliseren naar je klanten toe.

De kennis die je hebt van een ontvanger is een grote meerwaarde om de conversie doelstellingen van email marketing te behalen.

Mailchimp is een veelgebruikte tools om Email campagnes mee te voeren. Het is bovendien gratis tot 2000 contacten.

 

Customer support

Welke tool je ook gebruikt om ondersteuning te bieden, het is een grote efficiëntie winst om snel de noodzakelijke informatie te kunnen raadplegen om een optimale customer support te leveren.

Goede tools houden historische communicatie bij van de klant. Zo heb je snel een beeld hoe je klant kan gaan benaderen. Het biedt ook vele mogelijkheden om de klantentevredenheid te meten over tijd. Koppel deze informatie met je centrale databeheer om een totaalbeeld te verkrijgen van de klanten.

Voor €5 per maand kan je reeds aan de slag met Zendesk.

 

Sales

Het sales team heeft data nodig om nieuwe klanten aan te brengen, cross-selling en up-selling. In de database kan gezien worden welke mensen interesse tonen maar nog niet gekocht hebben.

Er kan gezien worden wie iets gekocht heeft en daardoor waarschijnlijk ook interesse heeft in een ander product dat aangeboden wordt. Er kan ook gezien worden voor welke klanten het verkoop potentieel onderbenut is.
Dit kan door te integreren met CRM of met een aparte salestool zoals Teamleader of het gratis te gebruiken Mautic.

 

5: Processen opzetten, opvolging, doelstellingen

Deze stap loopt parallel met stap 4 want sequentieel worden integraties afgewerkt en in gebruik genomen. Eens de technische uitwerking er staat moeten de resultaten geboekt worden. 

De medewerkers moeten opgeleid worden om optimaal gebruik te maken van de nieuwe tools of van de bestaande tools, uitgebreid met meer data. Er moet altijd een verantwoordelijke aangeduid worden die de kwaliteit van de data controleert en het gebruik ervan opvolgt. 

Twijfel er niet aan dat er na de ingebruikname nog zaken bijgestuurd moeten worden. Enkel bij het gebruik ervan worden er optimalisaties gezien. Voorzie dan ook nog voldoende marge om die aanpassingen te kunnen doorvoeren.

Op regelmatige tijdstippen moeten controles uitgevoerd worden of de data stroom nog correct synchroniseert en worden er evaluaties gehouden van de setup.

Wanneer er een nieuw idee is voor een bijkomende tool moet er gekeken worden naar het dataplan om het nieuwe component te doen passen in het geheel.