Chatten en bellen voor je business (deel 3 communicatie tools)

Chatten en bellen via het internet doen we al geruime tijd. Maar het is met de opkomst van de smartphone en de bijbehorende sociale media dat berichten uitwisselen dagelijkse kost werd. In die mate dat je het ook nog moeilijk kan vermijden, dat je dezelfde populaire messaging apps moet gebruiken die anderen gebruiken en dat je klanten steeds meer verwachten dat je ook op die kanalen 24u op 24u bereikbaar bent. Daarom zoomen we even in op deze nieuwe realiteit, welke mogelijkheden ze biedt, de tools die voorhanden zijn om al die kanalen centraal te beheren en hoe je in de toekomst een deel van die communicatie kan automatiseren.

Messenger en Whatsapp heersen wereldwijd

We kennen intussen allemaal Messenger en Whatsapp, twee applicaties die we dagelijks gebruiken om berichten met elkaar uit te wisselen. In de onderstaande kaart zie je dat de wereld op een paar lokale uitzonderingen na netjes is verdeeld tussen Messenger (blauw) en Whatsapp (groen). Facebook heerst.

In de groene landen is Whatsapp populairst, in de blauwe Facebook Messenger
 

Van makkelijk naar niet te vermijden

Whatsapp, Messenger en andere messaging apps worden dagelijks massaal gebruikt en brengen ons heel gemakkelijk in contact met vrienden of collega’s van hier tot gelijk waar ter wereld. Alleen al voor internationale contacten is het heel handig, want zo bel en communiceer je snel en gratis wereldwijd.

Door de Corona crisis is het momenteel even ondenkbaar, maar als je binnenkort weer internationaal reist is het heel handig om in het buitenland een tijdelijke data sim van een lokale operator te nemen. Je kan dan aan het plaatselijke tarief van de operator vlotjes verder bellen en chatten met je eigen Whatsapp of Messenger account.

Er zijn nog andere messaging apps die je naargelang je bestemming handiger zijn, denk bijvoorbeeld aan WeChat in China. Hou er ook rekening mee dat sommige landen bepaalde apps of functies blokkeren. In de Verenigde Arabische Emiraten kan je bijvoorbeeld niet bellen met Whatsapp of Messenger, enkel chatten.

Weer extra communie kanalen erbij. Hoe kan ik die samen beheren?

Naast het voordeel van snel geconnecteerd te zijn, hebben we er wel weer extra kanalen bij. En je hebt niet altijd de keuze vermits je graag snel wil communiceren maar iedereen wel zijn eigen kanaal van zijn voorkeur heeft. Voor je het weet ontvang je berichten via Skype, Google Hangout, Whatsapp, Messenger, Slack of Linkedin. Maar niet getreurd, in deze wereld is er voor elke uitdaging aan een app gedacht die ze oplost. En in dat geval kan je op je desktop alvast gebruik maken van All-in-one-messenger of Franz. Hier komen al je berichten handig samen. Beide zijn gratis, dus waar wacht je nog op om ze uit te proberen?

Hoe gebruik ik Whatsapp of Messenger voor de zaak?

Feit is dat na het privé gebruik veelal het business gebruik volgt. Vraag in een zaal wie Whatsapp gebruikt en iedereen steekt zijn vinger op. Vraag vervolgens wie het gebruikt om te communiceren met zijn klanten en bijna niemand steekt zijn vinger op. En dat brengt ons bij de volgende uitdaging: hoe gebruik je messaging voor je business?

Wel, Facebook heeft intussen een Whatsapp for Business uitgebracht waarmee je, terug gratis, een aparte account kan opzetten voor je onderneming. Je moet er wel een apart mobiel nummer voor voorzien. Met Whatsapp for Business kan je heel wat interessante zaken doen zoals automatisch berichten beantwoorden, je klanten contactlijst organiseren of je diensten promoten. Luchtvaartmaatschappij KLM maar even goed garages maken er bijvoorbeeld al gebruik van om hun klanten op de hoogte te brengen van de laatste stand van zaken ivm hun vlucht of auto herstelling.

En probeer nu de volgende stap al eens uit: je communicatie deels automatiseren met een chatbot

We eindigen onze mini serie over communicatietools met een stapje in de toekomst. Dankzij artificiële intelligentie (AI) zullen steeds meer processen geautomatiseerd worden, en zo ook onze communicatie. Je ziet steeds meer chatbots verschijnen die naast chatten veelal ook toelaten om enkele eenvoudige vragen automatisch te beantwoorden. En dat is zowel voor de de ondernemer als de klant een win-win: de onderneming verliest geen kostbare tijd aan standaardvragen, de klant is snel geholpen en heeft het gevoel dat het communicatiekanaal 24u per dag ter zijner beschikking staat.

De chatbox van Facebook Messenger zie je wellicht steeds meer verschijnen op websites (te herkennen aan het logo in de foto hieronder rechts onderaan). Deze chatbox is gratis en makkelijk te integreren met je website. Berichten die mensen dan plaatsen in de chatbox, of die ze plaatsen via je Facebook pagina komen dan allemaal terecht in diezelfde chatbox.

Maar nog leuker is de mogelijkheid om automatische antwoorden in te stellen. Ga naar je Facebook pagina en vervolgens linksboven naar de “Inbox” tab. Dan zie je hetzelfde scherm als hieronder en kan automatisch antwoorden instellen. Denk aan een automatisch bericht van ‘s avonds tot ‘s morgens waardoor je communicatiekanaal 24u actief is en je bezoekers meteen beleefd antwoord dat je het berichtje goed hebt ontvangen en graag opvolgt de dag erop.

met Facebook Messenger kan je automatische antwoorden instellen voor veelgestelde vragen
 

Helemaal leuk wordt het als je regelmatig dezelfde vragen krijgt, en die automatisch kan beantwoorden. Wie een “FAQ” op zijn website heeft kan de sleutelwoorden hier instellen en telkens een automatisch antwoord genereren dat ook verwijst naar de FAQ.

Conclusie

Whatsapp of Messenger zijn alom aanwezig en verbinden ons makkelijk met de wereld en onze klanten. Gebruik gratis tools zoals All-in-one-messenger en Franz om al je chat kanalen te centraliseren. Ontdek met Whatsapp for Business of de chatbox van Messenger hoe je standaardvragen automatisch kan beantwoorden. Zo wordt de uitdaging om langs al die kanalen te communiceren ineens een tijdwinst. In de toekomst zien we deze chat applicaties ons allemaal veel tijd uitsparen. Probeer het gerust eens en… succes!

Aan de slag?

Teamleader lanceerde worksmarter.eu, gesteund door andere bedrijven zoals Unizo, madewithlove, Telenet Business en Flanders Investment & Trade, om kmo’s zoals die van jou slimmer te helpen werken en bij te staan rond de impact van het coronavirus (COVID-19). Op 30 april geven wij een webinar waarin we de communicatietools en de mogelijkheden om je digitaal te versnellen bespreken. Je kan hier inschrijven.

In samenwerking met Businezz Booster hebben we een 5 stappen programma waarmee je snel digitaliseert, nu doen we dat zelfs helemaal online. Hier kan je onze blog en onze tips volgen. Heb je vragen of wil je aan de slag met je digitalisering, contacteer me gerust, via Whatsapp uiteraard