Leestip van onze experts: 'Eventplanner'

Carmen – De Digitale Versnelling / L’Accélération Digitale - 11 december 2019

Cover Eventplanner

Of het nu om een congres, een bedrijfsfeest of een receptie gaat, als organisator beoog je altijd een bepaalde impact. Een professionele aanpak en organisatie zijn daarbij een must. Maar elk succesvol event start met een welomlijnd concept en een doordachte voorbereiding, lezen we in het boek 'Eventplanner'. Zes tips voor een succesvol event.

1. Ga op zoek naar jouw ‘waarom’?

TEDx, Tomorrowland … Het principe blijft altijd identiek: mensen maken er graag deel van uit wegens het sterke verhaal. En dat verhaal is op zich sterk, omdat het ‘waarom’ heel helder en goed zit. Evenementen die heel duidelijk hun ‘waarom’ in het vizier hebben, zijn dan ook meestal beter en succesvoller. Als jouw ‘waarom’ niet authentiek is, verlies je alle geloofwaardigheid en werkt het concept niet meer.

Jouw ‘waarom’ is dus de basis om je verhaal te vertellen. En evenementen zijn hét communicatie-instrument bij uitstek voor een unieke, persoonlijke benadering van jouw doelgroep, waarbij de ‘beleving’ van uw product of merk centraal staat. Evenementen hebben een grote impact op jouw doelgroep, en in die zin dus ook belangrijke economische waarde.

 

2. Verlies de belangen van jouw genodigden niet uit het oog

What’s in it for them? Waarom zouden mensen de tijd nemen om naar jouw evenement te komen? Willen ze van de gelegenheid gebruikmaken om te netwerken, of gewoon om wat plezier te beleven? Neem die vragen en uitgangspunten mee wanneer je de doelstellingen van jouw evenement formuleert. En zorg ervoor dat je daarbij verder komt dan ‘alle genodigden een aangename avond bezorgen’.

 

3. Hou je doelstellingen altijd in het achterhoofd, ook wanneer het kader plots verandert

De organisatie van een event duurt enkele weken, maanden of zelfs jaren en is vatbaar voor evoluties doorheen de tijd. Niet zelden word je daarbij als organisator geconfronteerd met tijdsdruk. Soms komt zelfs de volledige uitvoering van jouw plan in het gedrang. Bovendien ben je ook nog eens afhankelijk van externe partners.

Vergeet niet om in wisselende omstandigheden steeds jouw doelstellingen helder voor ogen te houden. Het zal je helpen om snel en efficiënt de juiste beslissingen te nemen. Wees niet blind voor veranderende marktomstandigheden die jouw doelstellingen onrealistisch maken, en stel bij waar nodig.

Goede doelstellingen zijn SMART geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch. Tijdsgebonden.

 

4. Werk altijd met een draaiboek

Een draaiboek geeft in chronologische volgorde alle gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Je geeft daarin aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en op welke plaats. Een draaiboek is dus onmisbaar voor een goede organisatie, en zelfs cruciaal bij het afbakenen van verantwoordelijkheden. Via het draaiboek krijg je bovendien zelf snel zicht op wat er waar kan mislopen en waar er extra actie vereist is.

Ga je voor de uitvoering van jouw evenement aan de slag met een grote groep medewerkers – die elkaar vaak niet kennen – dan is het zinvol een operationele briefing op te zetten, waarbij je samen het draaiboek doorneemt. Dit bevordert ook de teamspirit. Zorg ervoor dat één persoon de regie in handen houdt.

 

5. Het budget vraagt continue bijsturing

Een budget opstellen is een voortdurend proces. Start met een globale inschatting, nog voor je alle offertes opvraagt. Daarna kan je jouw budget stelselmatig bijschaven, op basis van de ontvangen offertes. Moet je budget schrappen, bespaar dan nooit op kwaliteit.

Overweeg eventueel sponsoring, dit is ongetwijfeld de meest gebruikte techniek om de kosten te drukken. Let er daarbij wel op altijd op zoek te gaan naar sponsors die écht bij je evenement passen. En denk na hoe je het merk van de sponsor kunt activeren bij jouw doelgroep. Logo’s bieden nog amper meerwaarde voor een sponsor. Probeer partners dus op een andere manier bij jouw evenement te betrekken. Maar let wel: het moet interessant en inhoudelijk blijven voor de gasten.

 

6. Locatie is alles

De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van jouw evenement, en kan het dus maken of kraken. Vergeet vooral niet om rekening te houden met alle praktische aspecten: bereikbaarheid, parking, toegankelijk voor andersvaliden, maximumcapaciteit, aanvaardbare reistijd voor de gasten, eventueel inzetbare pendeldienst, …

Carmen – De Digitale Versnelling / L’Accélération Digitale